Zicht op risico’s en kansen

Jaarverslag 2017

Zicht op risico’s en kansen



Om continu te verbeteren en om patiënten kwalitatief hoogstaande zorg te kunnen leveren, is bewustwording van risico’s in relatie tot strategische doelstellingen, en het proactief aanpakken ervan een vereiste. Dit hoofdstuk heeft niet voor niets de titel ‘Zicht op risico’s en kansen’. Door multidisciplinair na te denken over wat er mis kan gaan in de geleverde zorg, bij de uitvoering van projecten/ programma’s of bijvoorbeeld bij het aangaan van samenwerkingsverbanden, wordt zichtbaar welke maatregelen aanvullend nodig zijn om als organisatie successen te blijven boeken en tijdig in te spelen op de veranderende in- en externe omgeving.

Allerlei factoren hebben invloed op de kwaliteit van de zorg: de cultuur binnen afdelingen, de omgeving (gebouw, ruimtes), competenties van medewerkers, systemen, apparatuur en de financiële parameters. Ontwikkelingen die een negatieve invloed hebben op bovenstaande factoren, willen we daarom tijdig signaleren. We houden zo onze zorg kwalitatief goed en beperken de gevolgen van negatieve invloeden.

In april 2017 is het beleid voor integraal risicomanagement geaccordeerd door de raad van bestuur, en vertaald naar een handboek Risicomanagement. Dit handboek geeft iedere medewerker inzicht in de manier waarop risico’s vooraf én achteraf geanalyseerd worden binnen de organisatie. Verder voert de risk officer, samen met inhoudsdeskundigen, risico-evaluaties uit op kritieke gebeurtenissen. Dit kunnen risico’s zijn binnen alle risicogebieden: patiënt, financiën, apparatuur, gebouwen, governance, ICT en personeel. Hiervoor is in 2017 software aangeschaft, die ook de opvolging van beheersmaatregelen ondersteunt en monitort.

Hieronder een selectie van de prospectieve en retrospectieve analyses die in het tweede deel van 2017 zijn uitgevoerd:
  • Ontbreken van geïntegreerd elektronisch patiëntendossier over locaties heen;
  • Niveau van informatiebeveiliging;
  • Verlies marktaandeel fusieorganisatie;
  • Te hoge legionellawaarden;
  • Gebruik antistollingsmedicatie in de keten;
  • Invulling poortwachtersfunctie afdeling inkoop;
  • Uitval elektriciteit (incl. noodstroomvoorziening);
In 2017 is de rapportagestructuur ten aanzien van risico’s vastgesteld. Hierin staat onder andere beschreven wanneer en op welke wijze de raad van bestuur geïnformeerd wordt over aanwezige risico’s binnen afdelingen. Vanaf medio 2018 rapporteren alle besturen van zorgeenheden en managers van ondersteunende diensten via het Management Informatie Systeem (MIS) over risico’s. Dit zijn zowel risico’s in relatie tot het fusieproces, als ook overige risico’s die een bestuur zorgeenheid onder de aandacht van de raad van bestuur wil brengen.

Risico’s met betrekking tot het fusieproces
De besturen hebben in de zorgintegratieplannen (ZIP) invulling gegeven aan de ambitie, visie en strategie van de besturen zorgeenheid, met betrekking tot het integreren van zorg over de locaties heen. Naast de impact van de plannen op de huisvesting, technologie, processen en het personeel, worden ook potentiele risico’s in de ZIPs beschreven. Ieder afdelingsbestuur rapporteert over de status van de eigen risico’s in het kwartaalgesprek met de raad van bestuur. Voor het fusieproces zijn de 24 grootste risico’s geïnventariseerd en deze zijn in het vierde kwartaal besproken in de stuurgroep fusie (raad van bestuur - medische staf). Per risico is vastgesteld wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en welke collega periodiek een update verzorgt voor de programmamanager fusie. Deze risico’s en hun voortgang worden ook vanaf medio 2018 opgenomen in het MIS.